ONNI ISÄNNÖINNIN YLEINEN TIETOSUOJASELOSTE
Viimeksi päivitetty 8.10.2024
Rekisterinpitäjä:
Onni Isännöinti Oy (”Onni Isännöinti”)
Plaza Business Park Pilke
Äyritie 16, 01510 Vantaa
09 6181 5700
Yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa asiakaspalvelu@onniisannointi.fi
Tarjoamme taloyhtiöasiakkaillemme isännöintipalvelua sekä isännöintipalveluun liittyviä oheispalveluita, kuten taloushallinnon palveluita ja asiakkaidemme asukkaille ja vuokralaisille suunnattua asiakaspalvelua.
Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita asiakkaidemme tai potentiaalisten asiakkaidemme edustajat, mukaan lukien verkkosivustollamme osoitteessa https://onniisannointi.fi/ vierailijat, uutiskirjeen tilaajat sekä järjestämiimme tapahtumiin osallistujat, jakavat kanssamme, tai joita keräämme automaattisesti verkkosivustojemme käytön yhteydessä, tai muuta kautta muissa yhteyksissä, kuten asiakaspalveluumme tehtyjen yhteydenottojen kautta.
Rekisterinpitäjänä olemme viime kädessä vastuussa toteuttamastamme henkilötietojen käsittelystä. Luottamus on keskeinen osa yksityisyyden suojaa ja tietosuojaa, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Siksi keräämme henkilötietojasi vain siinä määrin kuin tarvitsemme niitä tarjotaksemme sinulle ensiluokkaisen asiakaskokemuksen. Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 (”GDPR”) ja sitä täydentävää kansallista tietosuojalakia (1050/2018), sekä soveltuvin osin lakia sähköisen viestinnän palveluista (917/2014).
Verkkosivustomme sijaitsee osoitteessa https://onniisannointi.fi/. Verkkosivustomme voi sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille tai kolmansien osapuolten tarjoamaan sisältöön, ja jotkin mediat, joiden kautta voit olla kanssamme vuorovaikutuksessa, kuten sosiaalisen median kanavat, ovat kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita. Tällaiset linkit kolmansien osapuolten verkkosivustoille tai sisältöihin sekä läsnäolomme kolmansien osapuolten tarjoamissa palveluissa eivät merkitse, että olisimme sidoksissa näihin kolmansiin osapuoliin tai että meillä olisi määräysvalta näihin kolmansiin osapuoliin, ja näin ollen emme ole sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa vastuussa tällaisista sisällöistä tai palveluista, niiden tietosuojan tasosta emmekä tällaisten kolmansien osapuolten toimista liittyen niiden toteuttamaan henkilötietojen käsittelyyn.
Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme käsittelyä, jota toteutamme rekisterinpitäjänä. Käsitellessämme henkilötietoja isännöintipalvelun sekä siihen liittyvien oheispalveluiden, kuten taloushallinnon palveluiden ja asiakkaidemme asukkaille tai vuokralaisille suunnatun asiakaspalvelun tuottamisen tarkoituksiin, toimimme kuitenkin henkilötietojen käsittelijän asemassa. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii se asiakkaamme, jonka kanssa olemme solmineet sopimuksen isännöinti- ja muista palveluista. Mikäli olet esimerkiksi taloyhtiön asukas, osakas tai vuokralainen ja haluat lisätietoja siitä, miten taloyhtiösi käsittelee henkilötietojasi, pyydämme sinua kääntymään rekisterinpitäjän, eli kyseessä olevan taloyhtiön puoleen. Useimmassa tapauksessa löydät taloyhtiösi tietosuojaselosteen sähköisestä asiointiportaalistamme.
MIKSI KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA
Käsittelemme henkilötietojasi vain tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai muihin henkilötietojasi kerättäessä sinulle ilmoitettuihin tarkoituksiin ja vain siinä määrin kuin henkilötietojen käsittely on tarpeen kunkin näissä yhteyksissä tarkemmin kuvatun käsittelyn tarkoituksen osalta.
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarkoituksiin, jotka mahdollistavat asiakkaillemme palveluidemme käytön ja varmistavat ensiluokkaisen asiakaskokemuksen. Näin ollen käsittelemme henkilötietoja erityisesti seuraaviin tarkoituksiin seuraaviin käsittelyperusteisiin perustuen:
- Asiakassuhteen hallinnointi, kuten meidän ja edustamasi taloyhtiön välisen sopimuksen solmiminen, täytäntöönpano ja mahdollinen myöhempi muuttaminen, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, sekä asiakassuhteeseen liittyvä viestintä, kuten asiakaspalvelun tarjoaminen, asiakassuhteeseen ja palveluihimme liittyvien tiedotteiden ja muun sisällön lähettäminen sekä muu pyyntöihisi ja tiedusteluihisi vastaaminen eri kanavia käyttäen. Tämän käsittelyn oikeudellinen perusta on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) harjoittaa liiketoimintaamme, edustamasi yhtiön kanssa solmimamme isännöintisopimus sekä suhteesi kyseiseen yhtiöön.
- Laskutus ja muu laskujen ja maksujen hallinnointi perustuen oikeutettuun etuumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) harjoittaa liiketoimintaamme, edustamasi yhtiön kanssa solmimamme isännöintisopimus sekä suhteesi kyseiseen yhtiöön.
- Tapahtumien järjestäminen, kuten erilaisten seminaarien tai koulutusten järjestäminen, jolloin käsittelyn peruste on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) käsitellä henkilötietoja tapahtuman järjestämiseen liittyviä tarkoituksia varten. Mikäli annat meille tässä yhteydessä henkilötietojen erityisryhmiin kuuluvia tietoja, kuten allergioita tai erikoisruokavaliota koskevia tietoja, joista voidaan päätellä terveyteesi liittyviä tietoja, on käsittelyn peruste nimenomainen suostumuksesi (GDPR 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).
- Markkinointi olemassa oleville tai potentiaalisille asiakkaillemme esimerkiksi voidaksemme tarjota ajankohtaisia tietoja palveluistamme tai muista ajankohtaisista asioista, joiden uskomme kiinnostavan viestinnän vastaanottajaa. Markkinointitarkoituksiin tapahtuvan käsittelyn oikeudellinen perusta on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) erityisesti oikeutemme edistää palveluidemme myyntiä sekä niiden ja yrityksemme tunnettuutta. Henkilötietojen käsittelyn peruste voi olla myös suostumuksesi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta), esimerkiksi, mikäli olet tilannut uutiskirjeemme taikka mikäli markkinointi perustuu evästeiden avulla verkkosivustoillamme kerättyyn dataan ja olet antanut suostumuksesi markkinointievästeiden käyttöön.
- Mikäli olet hyväksynyt markkinointievästeet verkkosivustoillamme, voimme käsitellä henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle tarkoituksenmukaista markkinointisisältöä sosiaalisen median alustoilla, sähköpostitse tai verkkosivustoilla mieltymystesi perusteella. Tällaista käsittelyä kutsutaan profiloinniksi ja sen tarkoituksena on tuottaa kustomoitua markkinointia. Voimme myös yhdistellä profiloinnin avulla kerättyjä tietoja muihin tietoihin, joita olemme keränneet meidän ja sinun edustamasi organisaation välisen asiakassuhteen perusteella. Jos haluat lisätietoja evästeiden käytöstä verkkosivustollamme, tutustu lisätietoihin evästeiden käytöstä verkkosivustollamme olevasta evästetyökalusta, jonka voit avata verkkosivustomme vasemmasta alalaidasta löytyvää pyöreää kuvaketta klikkaamalla.
- Myynti: Palveluidemme myynnin edistäminen joko meidän aloitteestamme tai potentiaalisen asiakkaan edustajan itsensä aloitteesta perustuen oikeutettuun etuumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) edistää liiketoimintaamme. Toteutamme myös olemassa oleville asiakkaillemme lisämyyntiä, jota kohdistamme asiakkaidemme edustajille perustuen niin ikään oikeutettuun etuumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) edistää liiketoimintaamme.
- Soveltuvaan lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden noudattaminen, kuten verotukseen liittyvät velvoitteet sekä viranomaisten pyyntöihin vastaaminen perustuen esimerkiksi verolainsäädäntöön, kirjanpitolainsäädäntöön, rahanpesulainsäädäntöön tai asunto-osakeyhtiölakiin, taikka muuhun pakottavaan lainsäädäntöön. Käsittelyperusteen muodostaa tällöin kyseinen soveltuvan lain säännös (GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
- Sopimuksen noudattamisen varmistaminen ja väärinkäytösvalvonta: Meidän ja edustamasi organisaation välisen sopimuksen noudattamisen varmistaminen ja valvonta sekä epäiltyjen väärinkäytösten tutkiminen, jolloin käsittelyn peruste on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) harjoittaa liiketoimintaamme ja suojata siihen liittyviä oikeutettuja etujamme.
- Verkkosivustomme käytön mahdollistaminen: Kun vierailet verkkosivustollamme, käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle mahdollisuuden käyttää verkkosivustoamme ja sen toimintoja sekä varmistaaksemme verkkosivuston tietoturvallisuuden, toimivuuden ja vakauden, jolloin voimme käsitellä henkilötietoja esimerkiksi havaitaksemme mahdolliset väärinkäytökset ja verkkosivustomme turvallisuutta heikentävät hyökkäykset. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja kyseessä oleva oikeutettu etu on edellä mainitut käyttötarkoitukset. Henkilötietojesi kerääminen ja jatkokäsittely verkkosivustollamme tapahtuu pääsääntöisesti käyttämällä automaattisia teknisiä keinoja, kuten evästeitä ja vastaavia teknologioita. Jos haluat lisätietoja evästeiden käytöstä verkkosivustollamme, tutustu verkkosivustoltamme löytyviin lisätietoihin evästeiden käytöstä verkkosivustollamme olevassa evästetyökalussa, jonka voit avata verkkosivustomme vasemmasta alalaidasta löytyvää pyöreää kuvaketta klikkaamalla.
- Muut liiketoimintaamme liittyvät oikeutetut edut: Voimme käsitellä henkilötietojasi myös joitakin muita liiketoimintaamme liittyviä oikeutettuja etuja varten, kuten palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämisen ja parantamisen tarkoituksiin; tietoturvan tai toimitilojemme ja tietoverkkomme turvallisuuden varmistamisen ja parantamisen tarkoituksiin; suojellaksemme omaisuuttamme; ehkäistäksemme väärinkäytöksiä tai tutkiaksemme epäiltyjä väärinkäytöksiä, tai muihin vastaaviin perusteltuihin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja kyseessä oleva oikeutettu etu kyseinen liiketoimintaamme liittyvä käyttötarkoitus.
Henkilötietojen käsittely tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla perustuu joidenkin käyttötarkoitusten osalta meidän ja edustamasi taloyhtiön väliseen isännöintipalveluiden tarjoamista koskevaan sopimukseen. Näissä yhteyksissä henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi estää meitä täyttämästä sopimus- tai muita velvoitteitamme tai sitoumuksiamme edustamaasi taloyhtiötä kohtaan, mikä voi johtaa asiakassuhteen katkeamiseen.
MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME
Asiakassuhteen hallinnointi | Perustiedot (taloyhtiöasiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, asema taloyhtiössä, taloyhtiön nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite), viestintää koskevat tiedot. |
Laskutus | Perustiedot (taloyhtiöasiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, asema taloyhtiössä, taloyhtiön nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite). |
Tapahtumien järjestäminen | Perustiedot (osallistujan etu- ja, sukunimi, asema taloyhtiössä, taloyhtiön nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero), osallistumista koskeva tieto, mahdolliset tiedot allergiasta tai erityisruokavaliosta. |
Markkinointi |
Olemassa olevien taloyhtiöasiakkaidemme edustajat: Perustiedot (taloyhtiöasiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, asema taloyhtiössä, taloyhtiön nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite), mahdollinen markkinointikielto, viestintää koskevat tiedot. Uutiskirjeen tilaajat: Sähköpostiosoite. |
Myynti | Perustiedot (taloyhtiöasiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, asema taloyhtiössä, taloyhtiön nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite), viestintää koskevat tiedot. |
Soveltuvaan lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden noudattaminen | Perustiedot (taloyhtiöasiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, asema taloyhtiössä, taloyhtiön nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite), viestintää koskevat tiedot. |
Sopimuksen noudattamisen varmistaminen ja väärinkäytösvalvonta | Perustiedot (taloyhtiöasiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, asema taloyhtiössä, taloyhtiön nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite), laskutustiedot, hallitusportaalin profiilitiedot, viestintää koskevat tiedot tai vain osa näistä. |
Verkkosivustomme käytön mahdollistaminen | Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivuillamme vierailevat eri selaimet. Ks. lisätietoja evästeiden käytöstä verkkosivustollamme olevasta evästetyökalusta, jonka voit avata verkkosivustomme vasemmasta alalaidasta löytyvää pyöreää kuvaketta klikkaamalla. |
Muut liiketoimintaamme liittyvät oikeutetut edut | Perustiedot (taloyhtiöasiakkaan edustajan etu- ja sukunimi, asema taloyhtiössä, taloyhtiön nimi); yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite), laskutustiedot, hallitusportaalin profiilitiedot, viestintää koskevat tiedot tai vain osa näistä. |
KUINKA KERÄÄMME HENKILÖTIETOJA
Keräämme henkilötietojasi pääsääntöisesti suoraan sinulta, esimerkiksi viestiessäsi kanssamme puhelimitse tai sähköpostin välityksellä, vieraillessasi verkkosivustollamme, täyttäessäsi yhteydenottolomakkeita, tavatessasi edustajiamme sovituissa tapaamisissa, järjestämissämme tilaisuuksissa tai muulla, tai toimittaessasi meille asiakirjoja. Joissakin tapauksissa saamme henkilötietojasi muilta edustamasi taloyhtiön edustajilta: esimerkiksi taloyhtiön hallituksen jäsenten vaihtuessa edellinen hallitus tai hallituksen yhteyshenkilö saattaa ilmoittaa meille uuden hallituksen jäsenten tai hallituksen yhteyshenkilön tietoja. Joissakin tilanteissa, esimerkiksi tilanteissa, joissa taloyhtiön hallituksen yhteyshenkilön yhteystiedot ovat päässeet vanhentumaan, eikä meillä ole uutta yhteystietoa, saatamme etsiä tietoja myös julkisista lähteistä, kuten Suomen Asiakastieto Oy:lta tai taloyhtiön omilta verkkosivuilta.
Verkkosivustollamme vieraillessasi käytämme evästeitä ja muita vastaavia teknologioita henkilötietojen keräämiseen. Lisätietoja evästeiden käytöstä löydät verkkosivustollamme olevasta evästetyökalusta, jonka voit avata verkkosivustomme vasemmasta alalaidasta löytyvää pyöreää kuvaketta klikkaamalla.
KUINKA HENKILÖTIETOJASI JAETAAN
Voimme siirtää henkilötietoja kolmansille alla kuvatulla tavalla.
Kun siirrämme henkilötietoja sellaiselle palveluntarjoajalle tai muulle taholle, joka käsittelee henkilötietoja puolestamme, eli henkilötietojen käsittelijöille, olemme muun muassa sopimusjärjestelyin varmistaneet, että kyseiset palveluntarjoajat tai muut tahot käsittelevät henkilötietoja ohjeidemme mukaisesti ja ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelijöiden suorittamaan käsittelyyn kuuluu esimerkiksi tietojärjestelmien ja muiden IT- ja ohjelmistopalveluiden tarjoaminen.
Voimme luovuttaa henkilötietoja soveltuvien lakien sallimissa tai edellyttämissä rajoissa, esimerkiksi viranomaisille, ulkopuolisille neuvonantajille tai muille kolmansille osapuolille alla täsmennetyllä tavalla:
- Yhteistyökumppanimme ja palveluntarjoajamme: Voimme jakaa henkilötietoja kumppaneidemme ja palveluntarjoajiemme kanssa, jos se on laillista ja tarpeellista liiketoimintamme näkökulmasta ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista. Jos meidän ja edustamasi taloyhtiön välisen isännöintisopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseen osallistuu yhteistyökumppanimme, toimitamme heille palvelun tuottamiseksi vaaditut tiedot, tyypillisesti lähinnä yhteyshenkilön yhteystiedot. Voimme myös luovuttaa henkilötietoja markkinointitarkoituksiin mainostajakumppaneille mainonnan kohdistamisen ja kohdennetun verkkomarkkinoinnin suorittamiseksi, esimerkiksi kohdistaessamme mainontaa verkossa. Saatamme myös luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi perintätoimistolle perintätarkoituksiin tai muille palveluntarjoajillemme tai yhteistyökumppaneillemme, mutta vain siltä osin kuin heidän tehtäviensä suorittaminen edellyttää luovutettujen henkilötietojen käsittelyä.
- Viranomaiset: Poliisi ja muut viranomaiset voivat pyytää meiltä pääsyä henkilötietoihin. Näissä tapauksissa luovutamme tiedot vain, jos siihen on lainsäädännöllinen velvoite, oikeuden määräys tai vastaava pakottava velvollisuus. Saatamme luovuttaa henkilötietoja myös, mikäli luovuttaminen on tarpeen oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai sellaisia vastaan puolustautumiseksi joko tuomioistuinmenettelyssä tai hallinnollisessa menettelyssä.
- Yritysjärjestelyt: Jos olemme mukana sulautumisessa, liiketoiminnan kaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, luovutamme henkilötiedot ostajalle järjestelyn toteutumisen varmistuttua. Voimme myös luovuttaa rajoitettuja määriä henkilötietoja ostajaehdokkaille ja heidän edustajilleen transaktion valmistelun yhteydessä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
- Sosiaalisen median kanavat: Jos kirjoitat viestin, kommentoit tai teet muita vastaavia toimia sosiaalisen median kanavissamme sellaisilla foorumeilla, jotka mahdollistavat julkisten viestien esittämisen, kuka tahansa, jolla on pääsy tällaisille foorumeille, voi lukea ja käyttää näitä tietoja, ja emme vastaa tällaisilla foorumeilla lähettämistäsi tiedoista tai siitä, mitä kolmannet tekevät tiedoillasi.
Henkilötietoja säilytetään pääasiassa EU- tai ETA-alueella. Jotkut palveluntarjoajistamme, joille siirrämme henkilötietoja, sijaitsevat tai voivat säilyttää henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, ja näin ollen siirrämme henkilötietoja tarvittaessa myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tällaisissa tapauksissa varmistamme riittävän tietosuojan tason siirtämillemme henkilötiedoille ja sovellamme tarvittaessa tarpeellisia lisäsuojakeinoja henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Tavallisesti henkilötietojen siirtoperusteena sovelletaan EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, joihin voit tutustua EU:n lakitietopalvelussa täällä: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/HTML/?uri=CELEX:32021D0914. Mikäli haluat tarkempia tietoja henkilötietojesi siirroista EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ja niihin kulloinkin sovellettavista suojatoimista, ole meihin yhteydessä käyttäen edellä tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuja yhteystietoja.
KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJA
Säilytämme henkilötietoja vain sen ajan, kuin on tarpeen niiden tarkoitusten saavuttamiseksi, joita varten henkilötiedot kerättiin, soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Kun emme enää tarvitse henkilötietoja, poistamme tiedot järjestelmistämme tai anonymisoimme ne peruuttamattomasti.
Taloyhtiöasiakkaidemme edustajien henkilötietojen säilytysaika on viime kädessä sidottu meidän ja edustamasi taloyhtiön välisen asiakassuhteen kestoon, minkä jälkeen henkilötiedot poistetaan määrittelemiemme säilytysaikakäytäntöjen mukaisesti. Voimme kuitenkin jatkaa henkilötietojen säilyttämistä myös määrittelemämme säilytysajan päätyttyä siinä laajuudessa kuin tiedot ovat tarpeen esimerkiksi oikeuksiemme suojaamiseksi.
Taloyhtiöasiakkaidemme edustajien henkilötietojen yleinen vähimmäissäilytysaika on kaksi kalenterivuotta asiakkaan kanssa solmitun isännöintisopimuksen päättymisestä. Mikäli asiakkaan yhteyshenkilö vaihtuu, poistamme edellisen yhteyshenkilön tiedot tietojärjestelmistämme kohtuullisen ajan kuluessa yhteyshenkilön vaihdoksen jälkeen. Henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää myös tätä pidempään, jos säilyttäminen on perusteltua meidän ja rekisteröidyn välisen asianmukaisen yhteyden tai rekisteröidyn antaman suostumuksen vuoksi esimerkiksi markkinointitarkoituksiin, eikä henkilö ole kieltänyt käsittelyä tai peruuttanut suostumustaan.
Itse sopimusasiakirjat, jotka voivat sisältää myös henkilötietoja, säilytetään vähintään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana sopimus päättyi. Edellä todettu koskee myös kaikkea viestintää, joka on osa sopimusta tai selventää sopimuksen sisältöä. Lisäksi henkilötietoja, jotka on kirjattu kirjanpitoaineiston osaksi katsottaviin asiakirjoihin, kuten laskuihin, säilytetään vähintään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyi.
Asiakassuhteen hallinta | Taloyhtiöasiakkaidemme edustajien henkilötietojen yleinen vähimmäissäilytysaika on kaksi kalenterivuotta asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen päättymisestä. Itse sopimusasiakirjat, jotka voivat sisältää myös henkilötietoja, säilytetään vähintään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana sopimus päättyi. |
Laskutus | Laskun ja sitä vastaava laskutusasiakkaan tiedon säilytysaika laskutusjärjestelmässämme ja laskuarkistossamme on kuusi vuotta, minkä jälkeen tiedot poistetaan arkistointiprosessimme mukaisesti. |
Tapahtumien järjestäminen | Tapahtumissa kerätyt ja tallennetut henkilötiedot, mukaan lukien tiedot osallistujista, liidit tai mahdolliset asiakkaat, poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua tapahtumasta. |
Markkinointi | Markkinointitarkoituksiin tallennetut henkilötiedot poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua viimeisestä rekisteröidystä toiminnasta. |
Myynti |
Sopimuksen teon jälkeen henkilötiedot poistetaan myynnin tietojärjestelmistä, ja asiakkuuden tiedot, mukaan lukien asiakkaan yhteyshenkilön tiedot, siirtyvät asiakkuuden hallinnan alle, jolloin sovelletaan edellä mainittuja asiakkuuden hallinnan säilytysaikoja. Mikäli myynnin kanssakäyminen rekisteröidyn kanssa ei johda välittömästi sopimuksen solmimiseen, säilytetään rekisteröidyn henkilötietoja 12 kuukautta myynnin tietojärjestelmissä mahdollisia tulevia yhteydenottoja varten. |
Soveltuvaan lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden noudattaminen | Soveltuvan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. |
Sopimuksen noudattamisen varmistaminen ja väärinkäytösvalvonta | Asiakkaidemme edustajien henkilötietojen yleinen vähimmäissäilytysaika on kaksi kalenterivuotta asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen päättymisestä. Itse sopimusasiakirjat, jotka voivat sisältää myös henkilötietoja, säilytetään vähintään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana sopimus päättyi. |
Verkkosivustoidemme käytön mahdollistaminen | Ks. tiedot evästeiden voimassaoloajasta verkkosivustollamme olevasta evästetyökalusta, jonka voit avata verkkosivustomme vasemmasta alalaidasta löytyvää pyöreää kuvaketta klikkaamalla. |
MITKÄ OVAT OIKEUTESI
Sinulla on useita eri oikeuksia liittyen henkilötietoihisi. Alta löydät tiivistettynä tiedot näistä oikeuksista sekä siitä, kuinka voit käyttää näitä oikeuksia ja mitä rajoituksia niihin liittyy. Sinulla on oikeus:
- Pyytää pääsyä henkilötietoihisi. Tämän oikeuden avulla voit saada jäljennöksen sinuun liittyvistä henkilötiedoista, joita käsittelemme, sekä varmistaa, että käsittelemme kyseisiä tietoja lainmukaisesti.
- Pyytää henkilötietojesi oikaisemista. Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat epätarkat henkilötiedot.
- Pyytää henkilötietojesi poistamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä poistamaan henkilötietojasi silloin, kun tietojen käsittelylle ei ole enää soveltuvaa perustetta.
- Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin kun käsittelyperusteena on oikeutettu etu ja sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä syy vastustaa tietojesi käsittelyä. Lisäksi sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
- Pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittelyn esimerkiksi siksi aikaa, että varmistat tietojen tai käsittelyperusteen oikeellisuuden.
- Pyytää henkilötietojesi siirtoa järjestelmästä toiseen silloin kun henkilötietojen käsittelyperusteena on suostumus.
- Peruuttaa suostumuksesi. Jos käsittely perustuu vain suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa tuo suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta sellaiseen henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, joka on suoritettu suostumukseen perustuen ennen suostumuksen peruutusta.
- Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista, markkinointiviestinnän vastaanottamisesta sekä profiloinnista noudattamalla markkinointiviestintään sisältyviä viestinnän keskeyttämistä koskevia ohjeita. Huomaathan, että vaikka kieltäytyisitkin markkinointiviestinnän vastaanottamisesta, saatat silti saada meiltä hallinnollisia viestejä, kuten tilausvahvistuksia ja ilmoituksia, joita tarvitaan tilisi tai edustamallesi organisaatiolle tarjoamiemme palveluiden hallintaan.
Sinulla on myös aina oikeus valita verkkosivustollamme käytetyt evästeet evästetyökalumme valintoja muuttamalla. Voit avata evästetyökalun verkkosivustomme vasemmasta alalaidasta löytyvää pyöreää kuvaketta klikkaamalla.
Huomaathan myös, että jotkut edellä luetelluista oikeuksista soveltuvat vain tiettyjen henkilötietojen käsittelyperusteiden kohdalla ja niiden soveltamiseen voi liittyä myös muita rajoituksia. Näissä tapauksissa toimitamme sinulle yksityiskohtaiset tiedot soveltuvasta poikkeuksesta tai rajoituksesta ja autamme sinua käyttämään oikeuksiasi mahdollisimman laajasti soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Voit lukea lisää rekisteröityjen eri oikeuksien soveltamistilanteista tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta osoitteesta: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa.
Halutessasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia, ota meihin yhteyttä käyttämällä tämän tietosuojaselosteen alussa mainittuja yhteystietoja.
Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojaviranomaiselle, jos olet tyytymätön tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi. Suomessa ilmoituksen voi tehdä tietosuojavaltuutetun toimistolle osoitteessa https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.
LOPUKSI
Kehotamme sinua tarkistamaan tämän tietosuojaselosteen säännöllisesti. Jos teemme tietosuojaselosteeseen merkittäviä muutoksia, jotka muuttavat olennaisesti tietosuojakäytäntöjämme, voimme ilmoittaa sinulle muutoksista myös muilla tavoin, kuten lähettämällä sähköpostia tai julkaisemalla asiaa koskevan ilmoituksen verkkosivustollamme ja/tai sosiaalisen median kanavissamme ennen muutosten voimaantuloa.
Arvostamme mielipidettäsi. Jos sinulla on kommentteja tai kysymyksiä tietosuojaselosteestamme, yksityisyyden suojasta tai mahdollisista yksityisyydensuojan tai tietosuojan loukkauksista, pyydämme toimittamaan ne meille käyttämällä tämän tietosuojaselosteen alussa olevia yhteystietoja. Käsittelemme viestisi luottamuksellisesti ja otamme sinuun yhteyttä kysymystesi ratkaisemiseksi.